Szanowni Państwo,
25 maja 2018 roku weszła w życie Ustawa z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych Dz.U. 2018 poz. 1000. Ustawa reguluje zasady ochrony Pani/Pana danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. nr 2016/679 (RODO). 

Co RODO oznacza?

• Pani/Pana dane osobowe będą jeszcze lepiej chronione.
• Zwiększa się wpływ na to jak dane są przetwarzane. 

Kto jest administratorem Pani/Pana danych osobowych?
Administratorem Pani/Pana Danych Osobowych jest INSTYTUT OCHRONY ROŚLIN – Państwowy Instytut Badawczy (dalej Administrator), ul. Władysława Węgorka 20, 60-318 Poznań, KRS 0000080209.
 
Jak się z nami skontaktować w celu uzyskania informacji na temat Pani/Pana danych osobowych?
Z Administratorem można skontaktować się pisemnie za pomocą poczty tradycyjnej na adres: INSTYTUT OCHRONY ROŚLIN – PIB, ul. Władysława Węgorka 20, 60-318 Poznań lub za pomocą poczty e-mail pod adresem: sekretariat@iorpib.poznan.pl
 
Jak dbamy o bezpieczeństwo Pani/Pana danych osobowych?
Dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.
 
Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych z którym można się skontaktować za pomocą poczty e-mail pod adresem: iod@iorpib.poznan.pl
 
Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do danych które Pani/Pana dotyczą a które przetwarzamy?
Ma Pani/Pan prawo do:

• żądania od Administratora dostępu do Pani/Pana danych osobowych oraz otrzymania ich kopii,
• żądania od Administratora sprostowania (poprawiania) Pani/Pana danych osobowych,
• żądania od Administratora usunięcia Pani/Pana danych osobowych w sytuacji gdy przetwarzanie nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
• żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/pana danych osobowych,
• przenoszenia Pani/Pana danych osobowych,
• cofnięcia udzielonej zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu ds. Ochrony Danych Osobowych (dane kontaktowe na stronie urzędu pod adresem www.uodo.gov.pl) w przypadku gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO. 

Jaka jest podstawa prawna Pani/Pana danych osobowych?
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są ponieważ spełniony został co najmniej jeden z poniższych warunków art. 6 ust. 1 RODO:

• wyraziła Pani/Pan zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której Pani/Pan jest stroną, lub do podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy;
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią. 

Jaki jest cel przetwarzania Pani/Pana danych osobowych?
Pani/Pana dane osobowe przetwarzamy w celu:

• dokonania rezerwacji miejsc 59. Sesję Naukową,
• rejestracji uczestników i zamówienia usług związanych z 59. Sesją Naukową,
• organizacji i realizacji 59. Sesji Naukowej,
• promowania działań związanych z realizacją celów Administratora poprzez upowszechnianie zdjęć oraz materiałów filmowych na stronie internetowej Administratora i w mediach społecznościowych (wyłącznie na podstawie zgody),
• informowania o kolejnych konferencjach i szkoleniach (wyłącznie na podstawie zgody),
• archiwizacji,
• dochodzenia ewentualnych roszczeń. 

Kto może być odbiorcą Pani/Pana danych osobowych?
Pani/Pana dane osobowe udostępniamy tylko podmiotom, które ich potrzebują, abyśmy mogli zagwarantować wysoką jakość usługi . Dane przetwarzane są na podstawie umowy z nami i wyłącznie z naszego polecenia. Nie udostępniamy żadnym podmiotom zewnętrznym Pani/Pana danych na użytek własny – jedynie do realizacji wyżej wymienionych celów. Wszyscy partnerzy, którzy przetwarzają Pani/Pana dane osobowe  zapewniają bezpieczeństwo danych i wypełniają wszystkie obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych. 
 
Jakie są zasady przekazywania Pani/Pana danych poza EOG?
Wyłącznie na podstawie zgody Pani/Pana dane osobowe mogą również być przekazywane do innych organizacji międzynarodowych lub odbiorców w państwach trzecich, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Do państwa trzeciego (spoza EOG) możemy przekazać dane osobowe, tylko w sytuacji gdy gwarantuje ono przynajmniej taką ochronę danych, jaka obowiązuje w Polsce.
 
Jak długo przechowujemy Pani/Pana dane osobowe?
Nie będziemy przechowywali Pani/Pana danych osobowych dłużej niż będzie to konieczne do osiągnięcia celów, do jakich dane zostały zgromadzone lub dłużej niż jest to określone prawem.  W przypadku umowy jest to okres przedawnienia roszczeń podatkowych lub cywilnoprawnych, w przypadku zgody - do momentu jej cofnięcia, ograniczenia lub innych działań ograniczających zgodę.
 
Monitoring wizyjny
Na terenie i w obiektach Administratora Państwa wizerunek może zostać nagrany i utrwalony za pomocą monitoringu stosowanego przez administratora. O stosowaniu monitoringu wizyjnego informują widoczne tablice zawierające klauzulę informacyjną RODO oraz tabliczki z piktogramem kamery w miejscach zbierania wizerunku. Klauzula informacyjna znajduje się również na stronie internetowej www.ior.poznan.pl. Przetwarzanie danych za pomocą monitoringu odbywa się dla zapewnienia bezpieczeństwa i porządku oraz możliwości jego odtworzenia w celu dowodowym, informacyjnym i prewencyjnym dla udokumentowania zdarzeń niepożądanych lub niedozwolonych zachowań w obrębie przestrzeni publicznej Instytutu, na podstawie art. 6 ust.1 lit. e RODO. Państwa dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom świadczącym usługi na rzecz administratora w zakresie ochrony osób i mienia oraz podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów obowiązującego prawa. Nagrane i utrwalone dane przechowujemy nie dłużej niż 4 tygodnie. Okres przetwarzania może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie Państwa danych osobowych będzie niezbędne do ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń albo obrony przed takimi roszczeniami przez Administratora.